EHF er statens format for elektronisk fakturering. Statlige etater, kommuner og stadig flere private virksomheter krever å få faktura i EHF-format. Du kan sende EHF-faktura fra SendRegning like enkelt som å sende faktura på papir eller som e-post.
Hva er en EHF-faktura?
EHF (Elektronisk Handelsformat) er en norsk tilpasning til et felleseuropeisk fakturaformat. Det benyttes av statlige, kommunale og private virksomheter for mottak av regninger.
Alle statlige organisasjoner skal kreve faktura i EHF format. Fra og med 1. januar 2015 er også alle norske kommuner pålagt å kunne ta imot EHF-fakturaer. En del kommuner og bedrifter har allerede gått over til EHF, og godtar ikke lenger fakturaer på papir.
En EHF-faktura er en elektronisk faktura som sendes direkte fra avsenders til mottagers økonomisystem. Fordi den mottas og leses automatisk er du trygg på at den kommer raskt frem til riktig mottager.
For å sende EHF-fakturaer må du bruke et fakturasystem som har støtte for det. Ellers trenger du ingen spesielle avtaler, hverken med banken eller andre.
Hvordan sende en EHF-faktura?
Du oppretter en EHF-faktura akkurat på samme måte som om du skulle sende den på papir eller som e-post. Det eneste du behøver å gjøre, er å registrere kundens organisasjonsnummer. Det gjør du enten i kundelisten, eller når du har laget en regning og skal velge forsendelsesmåte.
Dersom du har registrert en kunde med organisasjonsnummer, vil SendRegning automatisk sjekke nummeret opp mot det sentrale adresseregisteret for EHF. Dersom mottageren kan motta EHF-fakturaer, vil fakturasystemet foreslå å sende fakturaen i EHF-format. Du behøver heller ikke tenke på om du har riktig e-post- eller postadresse. Organisasjonsnummeret til kunden er adressen.
Du kan få kopi av fakturaen på vanlig måte. Merk at loven fortsatt krever at purringer sendes på papir.
Tre krav må være oppfylt for å kunne sende EHF-faktura:
- Utsteder av regningen må være registrert med organisasjonsnummer i SendRegning.
- Mottagers organisasjonsnummer må angis ved utsendelse.
- Mottager av regningen må være registrert i ELMA, som er adresseregisteret for EHF.
Slik sender du en EHF-faktura
Ny regning
Opprett en regning på vanlig måte. Du finner en detaljert fremgangsmåte for dette i artikkelen Hvordan sende en regning.
Velg mottager av regningen
Søk frem riktig mottager i søkefeltet. Dersom du ikke har kunden i kundelisten fra før, kan du velge "Registrer ny kunde" etter å ha skrevet inn mottagers navn.
Fyll inn kundens organisasjonsnummer
Har du ikke fylt inn kundens organisasjonsnummer, gjør du det i mottagerfeltet i regningen. SendRegning vil da kontrollere om org.nummeret er registrert i Brønnøysundregisteret. Når du kommer til forsendelsessiden, sjekker SendRegning automatisk om mottageren kan ta imot EHF-faktura.
Fyll inn "Deres referanse"
"Deres referanse" er påkrevd for EHF-regninger. Denne informasjonen er typisk et ressursnummer eller tilsvarende som identifiserer personen eller prosjektet hos mottageren som har bestilt det fakturaen gjelder.
Send regningen
Dersom mottageren er registrert med et organisasjonsnummer, sjekkes det nå om kunden kan motta EHF-faktura. Dersom kunden kan motta EHF-faktura vil dette være forhåndsvalgt for deg
Hvis det ikke er registrert organisasjonsnummer på kunden vil du få mulighet til å legge det til her.
EHF med fast oppdrag, masseutsendelse eller API
Ved utsendelse av regninger som faste oppdrag og masseutsendelse eller via API, vil SendRegning overstyre valgt forsendelsesmåte dersom mottager er registrert i ELMA (adresseregisteret for EHF) og forutsetningene for å sende i EHF-format er møtt.
Det er tre forutsetninger for å kunne sende en regning EHF format:
- Du må selv være registrert med orgnaisasjonsnummer.
- Kundens organisasjonsnummer må være registrert.
- Feltet "Deres ref." må være fylt ut på regningen. Dette feltet er obligatorisk på EHF regninger.