Vi sender regning på e-post den 1. i hver måned for kostnadene som har påløpt fra måneden før med forfall den 8.

Regningen blir sendt til den e-postadressen du er registrert med, så dette må være en e-postadresse du faktisk bruker. Hvis du ønsker å få regningene tilsendt på vanlig post kan du sende en e-post hvor du sier at du ønsker dette til hjelp@sendregning.no.

Hvis regningen står som ubetalt 14 dager etter forfall, purrer SendRegning automatisk. I følge norsk lov må en purring sendes på papir, så denne purringen vil bli sendt til registrert adresse. Hvis SendRegning får purringen i retur, vil din konto automatisk bli stengt.

Administrasjonsgebyr

Det påløper et administrasjonsgebyr på 35 kr per. måned hvor du faktisk bruker SendRegning. Dette er bare et gebyr. Antall regninger du utsteder i løpet av måneden vil ikke påvirke gebyret på noen måte.

Denne avgiften dekker inn våre kostnader med å fakturere deg etterskuddsvis hver måned for bruk av våre tjenester, bemannet kundestøtte samt sikkerhetskopiering i 10 år (i tilfelle du får bokettersyn). Du kan derfor når som helst logge deg inn på kontoen og laste ned kopier i fall du skulle trenge det til regnskapet. Dette er kostnadsfritt.

Månedlig fakturering

Årsaken til at vi fakturerer månedlig er fordi § 5-2-2 i Bokføringsforskriftene sier følgende:

§ 5-2-2. Tidspunkt for utstedelse av salgsdokumentasjon

Salgsdokumentasjon skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, med mindre annet er bestemt i denne forskrift. Bokføringspliktige som leverer årsoppgave eller årsterminoppgave etter merverdiavgiftsloven § 31 eller § 31a, kan likevel ikke utstede salgsdokumentasjon senere enn det kalenderår levering finner sted.

A-konto betaling

SendRegning tilbyr dessverre ikke AvtaleGiro, men vi har et a-konto system som kan benyttes dersom du ikke ønsker å måtte betale regningene hver måned. Mer informasjon om a-konto systemet finner du på vår brukerstøtte side.

Når det sendes ut en regning på e-post, vil det alltid bli vist en lenke i e-posten som mottakeren kan trykke på for å laste ned regningen

• Grunnen til at vi har gått over til å sende regninger med lenke istedenfor et PDF-vedlegg, er fordi et PDF-vedlegg øker sannsynligheten for at e-posten blir tolket for å være søppelpost (spam) og ikke kommer frem til mottakeren sin innboks, men blir plassert direkte i mottakers søppelpostmappe eller fjernet.
  
• Har du behov for å motta månedsregninger fra SendRegning.no som et PDF-vedlegg, i tillegg til lenken, så må du ta kontakt med oss på hjelp@sendregning.no, så skal vi legge med en PDF-fil når vi sender deg månedsregningen.
  
• Har du en eller flere kunder som må motta regninger på e-post med PDF-vedlegg i tillegg til lenken, så må du krysse av for "Inkluder PDF-vedlegg i e-post" på kunden sitt kundekort som man finner i kundelisten.

Vi anbefaler at du ikke inkluderer PDF-vedlegget i e-posten, da dette øker sannsynligheten for at e-posten ikke kommer direkte til mottaker sin innboks.

Vi har kontrollert følgende e-postklienter for å se om lenken vises korrekt

• Nettbaserte løsninger
  • Yahoo - fungerer fint
  • GMail - fungerer fint
  • Hotmail/Live - fungerer fint, men må bekrefte når man trykker på lenken til regningen
    
  • MailAdmin - fungerer ikke tilfredsstillende.
    • Viser ikke HTML som standard, dette er noe brukeren selv må konfigurere.
    1. Logg på mailadmin.no
    2. Velg Options
    3. Velg Display Preferences
    4. Rull ned til Default email composition format og velg HTML istedenfor plain-text.
    • Man kan også bruke neste versjon av MailAdmin som er tilgjengelig her: http://webmail.fastname.no/
  • online.no - fungerer ikke tilfredstillende
    • Viser ikke HTML som standard, "kutter" også lenkene.
    • Løsningen er å trykke på "HTML versjon ( xk )" ved vedlegg-feltet. Da vil e-posten vises slik den var tenkt vist.
      
• E-postklienter
  • Thunderbird - fungerer fint
  • Outlook - fungerer fint
  • Mail - fungerer fint

Kjente Problemer

1. Hvis du får en feilmelding som tilsvarer "Internet Explorer cannot download invoice.action from www.sendregning.no." tyder det på at Internet Explorer er konfigurert på en sånn måte at den ikke vil laste ned regningene fordi de sendes over nettet i kryptert tilstand. Vår erfaring er at det er mulig å løse dette ved å endre settingen DisableCachingOfSslPages til 1 i registeret. Advarsel: hvis du ikke vet hva Windows registeret er burde du være forsiktig med å endre på det selv, vi anbefaler at du spør administratoren for ditt systemet. Den aktuelle innstillingen ligger under HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings

Denne typen informasjon er lagret under min konto og du kan endre nesten alt selv, bare husk å trykke på "Lagre endringer" knappen når du er ferdig.

Det finnes noen ting som ikke er mulig å endre i min konto:

• Bokføringsforskriftens stiller strenge krav til fakturanummerering, derfor er det en egen fremgangsmåte for å få endret fakturanummerserien.
• Dersom du bruker KID-nummer kan du ikke endre kontonummeret selv, du må ta kontakt medhjelp@sendregning.no for å få gjort endringen.

Dersom du ikke bruker KID nummer må du registrere innbetalinger selv. Dette gjøres på følgende måte:

1. Finn fram regningen du har mottatt en innbetaling for enten ved å finne den i riktig kategori i oversikten eller ved å skrive inn regningsnummeret i boksen oppe til høyre og trykke "Gå"
2. Over bildet av regningen er det en rad med knapper, trykk på den som er merket "Registrer innbetaling"
3. Skriv inn datoen for innbetalingen og summen som ble innbetalt hvis de foreslåtte verdiene ikke stemmer
4. Trykk på "Registrer innbetalingen"

Prosedyren for å sende en regning på nytt er:

1.  Finn fram regningen, enten ved å lete etter den i oversikten eller ved å skrive inn fakturanummeret i boksen oppe til høyre og klikke "Gå"
2. Trykk på "Send på nytt" knappen, som er en av de blå knappene over selve regningen
3. Velg hvordan regningen skal sendes. På denne siden vil du også få muligheten til å oppdatere adresseinformasjon, samt bytte e-postadresse du ønsker å sende regningen til.
   
4. Trykk på "Send regningen"

Hvis du har fakturert for mye eller gjort en feil på en faktura som gjør at kunden ikke aksepterer den må du sende ut en kreditnota for den feilaktige fakturaen. En kreditnota er en slags motsatt faktura, ved å sende en kreditnota på det samme beløpt som en faktura oppheves fakturaen. På samme måte kan en kreditnota også redusere beløpet på en faktura, beløpet på kreditnotaen trekkes fra beløpet på fakturaen når den skal betales.

Fremgangsmåten for å sende en kreditnota i SendRegning finner du på brukerstøtte siden. Merk at en regning som det er sendt kreditnota for blir liggende i "Betalt" kategorien i oversikten. Dette betyr at du må trekke beløpet som i kreditert kategorien fra beløpet i betalt kategorien hvis du vil vite hvor mye som faktisk har kommet inn på bankkontoen din.

Ja det er mulig å sende fakturaer til utlandet, men mottakeren må skjønne litt norsk da det vil bli sendt en norsk fakturablankett. Dette innebærer også at norske kroner er den eneste valutaen det er mulig å fakturere med. Det er mulig vi vil støtte utsendelser av regninger på andre språk i fremtiden, men pr. dags dato er det altså kun mulig å sende norske fakturaer.

Når du sender en regning til utlandet er det lurt å skrive inn din banks IBAN-nummer og SWIFT-adresse i kommentarfeltet - kan settes som en fast tekst på Min konto siden. Dette benyttes for internasjonale betalinger. Hvis du ikke vet din banks IBAN-nummer eller SWIFT-adresse, må du ta kontakt med din bank.

Det koster ikke noe ekstra å sende fakturaer til utlandet.

Hvis en regning du har sendt ikke er betalt innen forfallsdato har du to valg, du kan sende en purring eller du kan sende et inkassovarsel. Begge deler kan gjøres i SendRegning, fremgangsmåten finner du på vår brukerstøtte side.

Det er relativt vanlig å sende en purring først, men det er fult mulig å sende et inkassovarsel så snart du har fått påminnelsen fra SendRegning om at regningen har forfalt. Merk at det ikke er anledning til å kreve purregebyr med mindre du venter til 14 dager etter forfall og at det ikke er anledning til å sende flere purringer etter at du har sendt et inkassovarsel.

Dersom kunden din fortsatt ikke har betalt regningen når inkassovarselet har forfalt blir det neste steget, naturlig nok, å kontakte et inkassobyrå. SendRegning formidler pr. idag ikke inkassotjenester så det er ingen inkassobyrå som er spesielt velegnet med tanke på integrasjon mot SendRegning. Uansett hvilket inkassobyrå du velger å bruke vil du ha fordelen av at alle regningene er tilgjengelige fra SendRegning og at alle krav til utforming av regningene er møtt.

Hvis du lurer på hvordan du skal finne et inkassobyrå kan du søke på gulesider.no. Vi kan også si at SendRegning benytter Galant Inkasso for sine egne inkassosaker og har vært fornøyd med deres tjeneste.

Som standard, ja. Du kan selv velge om du vil at det skal stå "MVA" etter organisasjonsnummeret på "min konto"-siden, men hvis du ikke forandrer på noe vil "MVA" bli lagt til.

Hvis du fjerne MVA etter organisasjonsnummeret ditt vil systemet automatisk foreslå 0% MVA når du fakturerer, vanligvis foreslår systemet 25% MVA.

For å fjerne "MVA" teksten gjør du følgende:

1. Gå inn på min konto
2. Svar nei på spørsmålet "Bruk MVA-endelse etter organisasjonsnr"
3. Trykk på "Lagre endringer"

De første 50.000 i løpet av en 12-måneders periode er utenfor avgiftsområdet. Man får ikke fradrag for inngående MVA før man er registrert - ergo skal man heller ikke fakturere (kreve inn) MVA før man er registrert. Det skal altså ikke etterfaktureres MVA for de første 50.000,- like lite som man ikke får fradrag for MVA for de første 50.000,-

Dette er lovfestet i Merverdiloven: http://www.lovdata.no/all/hl-19690619-066.html#28

Hvis du tror at du kommer til å passere 50.000 i løpet av 12 måneder, kan du registrere deg med en gang.

Du har ikke lov å kreve inn MVA før du er registrert.

Hvis du har sendt fakturaer hvor du enten passerer eller har passert grensen på 50.000:

1. Registrer deg som MVA pliktig snarest mulig.
2. Send kreditnota på beløpet som det skulle vært beregnet MVA for.
3. Send ny faktura på samme beløp men beregn nå MVA iht. gjeldende satser
4. Fakturamottaker betaler nå bare inn forskjellen (MVA'en) til deg.
5. Ved registrering av betaling for den nye fakturaen (den med MVA) registrer kun MVA beløpet, ikke hele beløpet på fakturaen.

Det finnes en detlajert beskrivelse av fremgangsmåten for å sende en regning på vår brukerstøtte side.

Du trenger ikke et organisasjonsnummer for å registrere deg, men hvis du skal fakturere som en bedrift (inkludert enkeltpersonforetak) krever loven at du oppgir organisasjonsnummeret på dine regninger. Derfor må du velge foretaksformen Personlig/Privat som organisasjonsform når du registrerer deg hvis du ikke har et organisasjonsnummer. Hvis du får et organisasjonsnummer senere kan du fritt endre organisasjonsform på min konto.

Som standard, ja. Du kan selv velge om du vil at det skal stå "MVA" etter organisasjonsnummeret på "min konto"-siden, men hvis du ikke forandrer på noe vil "MVA" bli lagt til.

Hvis du fjerne MVA etter organisasjonsnummeret ditt vil systemet automatisk foreslå 0% MVA når du fakturerer, vanligvis foreslår systemet 25% MVA.

For å fjerne "MVA" teksten gjør du følgende:

1. Gå inn på min konto
2. Svar nei på spørsmålet "Bruk MVA-endelse etter organisasjonsnr"
3. Trykk på "Lagre endringer"

For å spare tid

Hvis du bruker mindre tid på å sende ut fakturaer får du mer tid til å jobbe med det du egentlig holder på med, eller mer fritid.

For å spare penger

Det er dyrt å kjøpe inn alt du trenger for å fakturere. Du trenger egen programvare, en skriver, blekk til skriveren, papir, konvolutter, frimerker, osv. Hvis du benytter SendRegning tar vi oss av alt dette for en rimelig penge (se vår prisliste ). Det er ingen kostnader ved registrering eller for å holde tjenesten oppdatert, alt du trenger er en nettleser (og hvis du leser dette har du en allerede).

For å holde oversikt

SendRegning holder oversikt over hvilke regninger som er sendt, hvilke som er betalt og ubetalt, og hvor mye penger som har kommet inn. SendRegning lagrer også alle regningene du sender ut i tilfelle du skulle trenge dem senere, og selvfølgelig har vi gode backup rutiner for å sikre denne informasjonen.

For å være sikker på at regningene dine tilfredstiller gjeldende forskrifter

Det gjeldende regelverket for utsendelse av regninger er
Bokføringsforskriften . SendRegning oppfyller selvfølgelig alle kravene til et fakturaprogram i denne forskriften, inkludert paragraf 5-1-3:

§ 5-1-3. Nummerering av salgsdokumentet
Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte.

Merk at denne paragrafen gjør at man ikke kan bruke Excel, Word, FileMaker eller andre programmer hvor man selv kan forandre fakturanummer.

Det koster ingenting å prøve

Den første regningen du sender er gratis så du kan prøve tjenesten vår uten at det koster deg noe som helst.

Nei, SendRegning utleverer ikke informasjon til noen tredjepart uten tillatelse fra brukeren, med mindre det foreligger en rettskraftig dom.

Pr. dags dato er dette dessverre ikke mulig, fakturanummeret kan bare bestå av tall.

Vi vet at noen har brukt fakturanummerserien for å holde styr på hvilket år en regning er sendt, men det er ikke noe vi anbefaler. Alle fakturaer har en fakturadato, og det er den du burde se på hvis du vil vite hvilket år en regning ble sendt. I SendRegning.no har vi også splittet opp oversikten sånn at du får se regningene du har sendt gruppert pr. år og slipper å bruke fakturanummeret til det.

Ja, det eneste kravet er at du bruker forskjellige e-postadresser for pålogging og har forskjellige bankkontonummer for de to SendRegning.no kontoene.

Vi opererer med følgende kvantumsrabatter basert på hvor mange regninger du sender per år:

• Over 1 000 regninger per år: 10%
• Over 2 000 regninger per år: 20%
• Over 3 000 regninger per år: 30%

Hvis du du kommer til å sende nok regninger til å kunne få en rabatt må du ta kontakt med hjelp@sendregning.no for å få registrert rabatten.

Nei, det er ikke tillatt i henhold til bokføringsforskriftenes §5-1-2 hvor det fremgår at organisasjonsnummer må angis. Hvis du sender en faktura uten organisasjonsnummer, må firma som mottar regningen trekke forhåndsskatt og arbeidsgiveravgift.

Du bør vente til du har mottatt organisasjonsnummer fra Enhetsregisteret i Brønnøysund.

Ja, dette er en av de største fordelene med å bruke vår tjeneste i forhold til å sende ut dine egne fakturaer. Vi driver professjonelt med å sende regninger og følger selvfølgelig nøye med på alle nye lover og regler, så du slipper å tenke på det.

Du kan bare sende ut fakturaer fra ett selskap eller en person per konto, men det er mulig å registrere flere kontoer. I utganspunktet må hver konto ha unik e-posadresse, organisasjonsnummer, og kontonummer. Det kan være mulig å registrere to kontoer med samme organisasjonsnummer eller kontonummer men dette vil føre til en del ekstra komplikasjoner og du må kontakte hjelp@sendregning.no for å få det gjort.

Hvis du har en større kundeliste kan vi importere den for deg, du finner mer informasjon om det på denne siden.

Det eneste kravet er at det må være en e-postadresse du faktisk benytter, fordi både vi og kundene dine må kunne kontakte deg.

For å bli kunde av SendRegning må du være myndig, eller oversende oss en godkjennelse fra dine foresatte som kan stå som ansvarlig for dine kostnader. Dette er ikke for å være vanskelig, men fordi vi i følge norsk lov ikke kan holde personer under 18 ansvarlige for sine kostnader. Hvis du er under 18 og vil bruke SendRegning kan du fakse oss en godkjennelse fra dine foreldre på 22 25 85 24. Husk å legge med en kopi av førerkort eller annen godkjent legitimasjon.

Vi sender ikke ut kontoutskrifter eller fakturakopier ved direkte henvendelse fra regnskapsførere. Det er to hovedårsaker til dette.

For det første er vi opptatt av å beskytte våre brukeres informasjon, ett ledd av den beskyttelsen er at vi ikke utleverer informasjon til noen uten brukerens tillatelse. Denne reglen er basert pp §3, §5 og §6 av sluttbrukeravtalen, som spesifiserer hvordan brukerens informasjon behandles.

Den andre årsaken er at SendRegning er et system som er designet og priset for selvbetjening. All tilgjengelig informasjon skal være tilgjengelig gjennom SendRegning og tanken er at du selv henter ut nødvendig informasjon. Følgende er lenker til det mest aktuelle:

• Kopi av en enkeltfaktura
• Eksporter fakturaer til PDF
• Se kontoutskrift og last ned fakturaer for bruk av SendRegning

Denne typen informasjon er lagret under min konto og du kan endre nesten alt selv, bare husk å trykke på "Lagre endringer" knappen når du er ferdig.

Det finnes noen ting som ikke er mulig å endre i min konto:

• Bokføringsforskriftens stiller strenge krav til fakturanummerering, derfor er det en egen fremgangsmåte for å få endret fakturanummerserien.
• Dersom du bruker KID-nummer kan du ikke endre kontonummeret selv, du må ta kontakt medhjelp@sendregning.no for å få gjort endringen.

Bokføringsforskriften krever at fakturaer nummereres "ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens". For at sekvensen skal være etterkontrollerbar må alle endringer dokumenteres.

Fakturanummerserien kan altså endres, hjelp@sendregning.no, men en fakturanummerserie kan ikke settes tilbake da dette vil resultere i duplikater i eksisterende regnskap.

Dersom du allerede har sendt ut regninger vil en endring skape hull i din fakturanummerserie og vi vil trenge en skriftlig forespørsel for å kunne endre fakturanummerserien. Denne forespørselen må inneholde følgende:

• E-postadressen kontoen er registrert med
• En beskrivelse av hva du ønsker at vi skal gjøre
• Underskrift fra noen som har signaturrett for ditt foretak
• Firmaets stempel eller en kopi av legitimasjon for vedkommende som signerte

En slik forespørsel kan sendes pr. faks til 22258524, pr. e-post til hjelp@sendregning.no eller pr. post til:

SendRegning AS
c/o Balder Programvare AS
Østre Aker vei 243 H
0976 Oslo

Det kan være flere grunner til dette.

Manglende betaling:

Dette er den mest vanlige grunnen til at en konto blir stengt. Vi sender ut regning til deg etterskuddsvis den siste dagen i hver måned. Denne regningen blir sendt til din registrerte e-postadresse, sjekk også din spam-folder da noen feilaktig tolker e-post fra www.SendRegning.no som spam grunnet pdf-vedlegget. Din konto vil automatisk bli åpnet igjen ved betaling av utestående fordringer. Finner du ikke igjen regningen, send en e-post til hjelp@sendregning.no så sender vi deg den på nytt.

Ugyldig e-postadresse:

www.SendRegning.no klarer ikke å sende e-post til din registrerte adresse, vennligst ta kontakt med oss på hjelp@sendregning.no da det kan være flere grunner til dette.

Feil ved adresse:

Får du beskjed om at kontoen din er stengt ved pålogging, men du får ikke vite hvorfor. Da er årsaken i de fleste tilfeller at vi har fått utstedt post i retur. En mulighet er at postkassen trenger å merkes med registrert navn, eller en tydeligere merking. For å få åpnet kontoen må du ta kontakt med hjelp@sendregning.no. Ved neste pålogging se over registrert kontoinformasjon (gå inn på "min konto" oppe til høyre på skjermen for å finne kontoinformasjonen) slik at du er sikker på at denne stemmer. Har du behov for å forandre på noe av informasjonen se dette svaret

Det er ikke lov å forandre på regninger som allerede har blitt sendt, hvis du ser på en av dine halvferdige regninger vil du se forandringene du nettop gjorde i regningsopsettet.

For å laste opp en logo er du nødt til å gjøre følgende:

1. Logg inn på SendRegning.no
2. Trykk på "min konto" (lenke oppe til høyre)
3. Trykk på lenken "Bytt din logo"
4. Trykk på knappen "Browse../Bla gjennom..."
5. Finn logoen på din maskin og trykk "Åpne/bruk/ok"-knappen
6. Trykk på "Last opp ny logo-knapp"

Da skal du se den opplastede logoen på siden.

Det er tre regler ved opplasting av en logo:

1. Logoen kan ikke være større enn 30 Kb.
2. Logoen må være av typen gif, jpg, eller jpeg.
3. Filen må være en bildefil, dvs si at man ikke kan laste opp f.eks en .exe fil.

NB: Logoen vil bli skrevet ut i sort/hvitt på fakturaen

 i 100x100 pixler, dvs ca 3,5 x 3,5 cm. For best mulig resultat, last opp en logo som er kvadratisk.

Ja dette er fult mulig. Man har totalt tre e-postadresser i SendRegning.no. Det er e-postadressen man logger på SendRegning.no med, e-postadressen vi sender ut regninger for bruk av tjenesten, også har man e-postadressen som vises på regningene man sender. Hvordan man endre e-postadressene er forklart i dette svaret.

Når man sender avgårde en kopi ved utsendelse av en faktura så vil e-posten med kopien inneholde en lenke mottaker kan trykke på for å laste ned regningskopien.

Er det behov for å motta kopiene som et PDF-vedlegg, i tillegg til lenken, så finner du dette valget inne på "min konto" (lenke oppe til høyre). Under "Avanserte innstillinger" vil du finne valget "Inkluder PDF-vedlegg ved utsendelse av kopi per e-post", Ja/Nei - Standard er "Nei".

Ønsker du å vite mer om hvorfor det er en lenke til regningen/kopiene i e-postene og ikke et PDF-vedlegg så finner du mer informasjon om det her

Dersom du ikke bruker KID nummer må du registrere innbetalinger selv. Dette gjøres på følgende måte:

1. Finn fram regningen du har mottatt en innbetaling for enten ved å finne den i riktig kategori i oversikten eller ved å skrive inn regningsnummeret i boksen oppe til høyre og trykke "Gå"
2. Over bildet av regningen er det en rad med knapper, trykk på den som er merket "Registrer innbetaling"
3. Skriv inn datoen for innbetalingen og summen som ble innbetalt hvis de foreslåtte verdiene ikke stemmer
4. Trykk på "Registrer innbetalingen"

Regningene har ikke blitt makulert, dette er bare en merkelapp vi bruker for kategorien som viser regninger som har blitt oppehevet av en kreditnota.

Vi jobber for tiden med eksport til Visma og Mamut, vi har begynt å eksportere data for noen brukere, men systemet er ikke klart for generell bruk ennå. Ta kontakt med oss dersom du ønsker å teste systemet vi har tilgjengelig nå.

Når du tegner en Egiro-Innbetalingsavtale med din bank (noe du må gjøre for å få KID-nummere på regningen) skal banken ha penger for dette. Vi belaster 3 kr per innbetaling vi får informasjon om fra BBS per e-post. Som de fleste andre banktjenester varierer gebyret fra bank til bank så det kan være interresant å sammenligne priser.

Dette er vanskelig å si, det kommer mest an på hvor lang tid det tar banken din å sende skjemaene videre til BBS. Hvis vi skulle gjette ville vi antagelig si at det tar omtrent en uke, men det kan variere mye. Hvis du vil at KID nummer skal bli generert automatisk så snart som mulig (dette kan være en god ide fordi så snart BBS er ferdig med registreringen må kunden ha KID nummer for å kunne betale) kan du sende en e-post til hjelp@sendregning.no og vi vil oppdaterer kontoen din.

For de fleste SendRegning.no brukere er ikke KID-nummer nødvendig på regningene. KID-nummer gjør det mulig for SendRegning.no systemet å koble en innbetaling til din konto med en faktura du har sendt, men det forutsetter at du har en eGiro Innbetaling avtale, som beskrevet på vår nettside.

Hvis du ikke har en eGiro Innbetaling avtale vil det stå en oppfordring om å oppgi fakturanummer ved betaling sånn at du selv kan se på din kontoutskrift hvilken faktura en bestemt innbetaling gjelder for.

For å få fjernet en feilaktig innbetaling må du ta kontakt med hjelp@sendregning.no og spesifisere hvilken regning (og eventuelt hvilken innbetaling hvis det er flere på den regningen) det gjelder, så vil vi fjerne innbetalingen og gi tilbakemelding når det er gjort.

Du har ikke inngått en BBS avtale

Vi kan ikke se hva som kommer inn på din konto med mindre du undertegner en avtale med BBS om at de skal sende oss denne informasjonen. Hvis du ikke har en slik avtale må du registrere alle innbetalinger selv.

For å registrere en regning som betalt må du først finne den fram, enten ved å lete etter den i oversikten eller ved å skrive inn regningsnummeret i boksen oppe til høyre og klikke "Gå". Deretter trykker du på "Innbetaling" knappen, som er den andre oransje knappen fra høyre i raden med knapper over selve regningen. Systemet fyller automatisk inn hele regningens beløp i "Innbetalt beløp" feltet og dagens dato i "Betalingsdato" feltet. Hvis kunden bare har betalt en del av regningen eller hvis det er noen dager siden betalingen kom inn kan du oppdatere disse feltene som du selv ønsker. Når du er fornøyd trykker du på "Registrer innbetaling".

Du har inngått en BBS avtale

Vi vet at det er ett problem med noen interne transaksjoner mellom konti i DNB Nor som ikke går gjennom BBS systemet. Siden de aldri kommer inn i BBS systemet får vi aldri beskjed om dem heller og derfor blir det ikke disse innbetalingene registrert. Merk at dette problemet bare vil føre til at noen betalinger ikke blir registrert, hvis ingen innbetalinger blir registrert kan dette være fordi avtalen din med BBS ikke er ferdigbehandlet.

Først må du finne fram regningen du vil ha en kopi av, enten ved hjelp av oversikten eller ved å skrive inn regningsnummeret i boksen oppe til høyre og trykke "gå". Når du har funnet regningen skal det være en rad med oransje knapper over bildet av regningen, en av disse er "Skrive ut kopi selv" ved å trykke på denne knappen vil du få opp en PDF fil som du kan lagre på din egen datamaskin eller skrive ut.

Merk at dette krever at du har Acrobat Reader installert, hvis du ikke har det kan du laste den ned gratis. Hvis lenken ikke er synlig, trykk på lenken "min konto" etter at du logger inn (oppe til høyre). Helt nederst på denne siden vil du se et spørsmål om du har installert Adobe Acrobat Reader, svar ja på dette (såfremt du har Adobe Acrobat Reader installert).

Det er bare å registrere en innbetaling med datoen du faktisk fikk pengene, det spiller ingen rolle om dette var før du sendte regningen. Se dette svaret for nærmere beskrivlese av hvordan man registrerer en innbetaling.

Når du klikker deg inn på oversikten vil du automatisk få opp oversikten over inneværende år. Dersom du ønsker å se oversikten for foregående år eller alle år kan du velge dette ovenfor oversiktruten.

Der vil det for eksempel stå:
Se oversikt for: 2007 2008 2009 Alle år

Dessverre har vi ikke noe system for dette. Det er mulig og skrive inn regningene på normal måte og sende dem til seg selv i stedet for mottakeren men dette er nok ikke spesielt praktisk hvis du ønsker å legge inn mange regninger. Merk at fakturadato ikke vil stemme hvis du benytter denne metoden.

Du åpner regningen du har fått innbetaling for og trykker på knappen merket "Innbetaling".

Gå i kundelisten, velg kunden slik at kundebildet kommer opp. Trykk på lenken oppe til høre hvor det står "Slett denne kunden..."

Du kan sortere listen ved å klikke på overskriften i den kolonnen du vil sortere etter.
Hvis du har 10 eller flere kunder vil du også få noen avanserte funksjoner for å velge hvilke kunder som skal vises. I utganspunktet vises dine 10 største kunder i alfabetisk rekkefølge. Du har også en del andre muligheter:

• Du kan selvfølgelig vise hele listen ved å trykke på "Vis alle kunder" lenken, som befinner seg over selve listen.
• Du kan vise kunder med navn som starter på en viss bokstav ved å klikke på en av bokstavene over listen.
• Du kan søke etter en kunder ved å skrive inn hele eller deler av navnet i kundesøk boksen.
• Du kan vise kunder basert på poststed, land, om de har e-postadresse eller ikke, om de betaler husleie, og hvilken kategori de tilhører (les neste paragraf for mer om kategorier). Alle disse funksjonene finner du under "Vis flere filtre" lenken som befinner seg på venstre side under bokstavene.

Kategori er ett felt du kan fylle inn for hver enkelt kunde, du kan skrive hva som helst i dette feltet men det er tiltenkt bruk for å kunne finne fram kunder som passer inn i samme kategori. Merk at du må passe på å alltid stave navnet på kategorien på samme måte, ellers vil du få to forskjellige kategorier.

Dessverre er ikke dette mulig via SendRegning.no men hvis du sender en e-post til hjelp@sendregning.no og forteller akkurat hva det er du vil ha i rapporten din kan vi sende deg ett Excel regneark.

Regninger vises bare i "Sendt" kategorien intill de har forfalt eller har blitt betalt, da flyttes de til en annen kategori, for eksempel "Betalt" eller " Forfalt - påminnelse kommer om kort tid".

Vi får informasjon om innbetalinger fra BBS i hverdagene klokken 08:00 og 16:00. Hvis betalingen skjer via nettbank tidlig på dagen får vi vanligvis beskjed innen klokken 16:00 - gjelder innbetalinger gjort før klokken 12:00 på ettermiddagen. Hvis det betales på kvelden vil innbetalingen bli registrert neste dag. Hvis det betale per brevgiro tar dette vanligvis tre til fire dager.

Ofte er problemet at den har blitt flyttet til en annen kategori. Hvis du har fakturanummeret er den enkleste løsningen og skrive inn dette i boksen merket "Regningsnummer:" og trykke på "Gå" knappen. Hvis du ikke har fakturanummeret må du lete gjennom alle kategoriene regningen kan ha blitt flyttet til.

Når det sendes ut en regning på e-post, vil det alltid bli vist en lenke i e-posten som mottakeren kan trykke på for å laste ned regningen

• Grunnen til at vi har gått over til å sende regninger med lenke istedenfor et PDF-vedlegg, er fordi et PDF-vedlegg øker sannsynligheten for at e-posten blir tolket for å være søppelpost (spam) og ikke kommer frem til mottakeren sin innboks, men blir plassert direkte i mottakers søppelpostmappe eller fjernet.
  
• Har du behov for å motta månedsregninger fra SendRegning.no som et PDF-vedlegg, i tillegg til lenken, så må du ta kontakt med oss på hjelp@sendregning.no, så skal vi legge med en PDF-fil når vi sender deg månedsregningen.
  
• Har du en eller flere kunder som må motta regninger på e-post med PDF-vedlegg i tillegg til lenken, så må du krysse av for "Inkluder PDF-vedlegg i e-post" på kunden sitt kundekort som man finner i kundelisten.

Vi anbefaler at du ikke inkluderer PDF-vedlegget i e-posten, da dette øker sannsynligheten for at e-posten ikke kommer direkte til mottaker sin innboks.

Vi har kontrollert følgende e-postklienter for å se om lenken vises korrekt

• Nettbaserte løsninger
  • Yahoo - fungerer fint
  • GMail - fungerer fint
  • Hotmail/Live - fungerer fint, men må bekrefte når man trykker på lenken til regningen
    
  • MailAdmin - fungerer ikke tilfredsstillende.
    • Viser ikke HTML som standard, dette er noe brukeren selv må konfigurere.
    1. Logg på mailadmin.no
    2. Velg Options
    3. Velg Display Preferences
    4. Rull ned til Default email composition format og velg HTML istedenfor plain-text.
    • Man kan også bruke neste versjon av MailAdmin som er tilgjengelig her: http://webmail.fastname.no/
  • online.no - fungerer ikke tilfredstillende
    • Viser ikke HTML som standard, "kutter" også lenkene.
    • Løsningen er å trykke på "HTML versjon ( xk )" ved vedlegg-feltet. Da vil e-posten vises slik den var tenkt vist.
      
• E-postklienter
  • Thunderbird - fungerer fint
  • Outlook - fungerer fint
  • Mail - fungerer fint

Kjente Problemer

1. Hvis du får en feilmelding som tilsvarer "Internet Explorer cannot download invoice.action from www.sendregning.no." tyder det på at Internet Explorer er konfigurert på en sånn måte at den ikke vil laste ned regningene fordi de sendes over nettet i kryptert tilstand. Vår erfaring er at det er mulig å løse dette ved å endre settingen DisableCachingOfSslPages til 1 i registeret. Advarsel: hvis du ikke vet hva Windows registeret er burde du være forsiktig med å endre på det selv, vi anbefaler at du spør administratoren for ditt systemet. Den aktuelle innstillingen ligger under HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Internet Settings

Prosedyren for å sende en regning på nytt er:

1.  Finn fram regningen, enten ved å lete etter den i oversikten eller ved å skrive inn fakturanummeret i boksen oppe til høyre og klikke "Gå"
2. Trykk på "Send på nytt" knappen, som er en av de blå knappene over selve regningen
3. Velg hvordan regningen skal sendes. På denne siden vil du også få muligheten til å oppdatere adresseinformasjon, samt bytte e-postadresse du ønsker å sende regningen til.
   
4. Trykk på "Send regningen"

Hvis du har fakturert for mye eller gjort en feil på en faktura som gjør at kunden ikke aksepterer den må du sende ut en kreditnota for den feilaktige fakturaen. En kreditnota er en slags motsatt faktura, ved å sende en kreditnota på det samme beløpt som en faktura oppheves fakturaen. På samme måte kan en kreditnota også redusere beløpet på en faktura, beløpet på kreditnotaen trekkes fra beløpet på fakturaen når den skal betales.

Fremgangsmåten for å sende en kreditnota i SendRegning finner du på brukerstøtte siden. Merk at en regning som det er sendt kreditnota for blir liggende i "Betalt" kategorien i oversikten. Dette betyr at du må trekke beløpet som i kreditert kategorien fra beløpet i betalt kategorien hvis du vil vite hvor mye som faktisk har kommet inn på bankkontoen din.

Ja det er mulig å sende fakturaer til utlandet, men mottakeren må skjønne litt norsk da det vil bli sendt en norsk fakturablankett. Dette innebærer også at norske kroner er den eneste valutaen det er mulig å fakturere med. Det er mulig vi vil støtte utsendelser av regninger på andre språk i fremtiden, men pr. dags dato er det altså kun mulig å sende norske fakturaer.

Når du sender en regning til utlandet er det lurt å skrive inn din banks IBAN-nummer og SWIFT-adresse i kommentarfeltet - kan settes som en fast tekst på Min konto siden. Dette benyttes for internasjonale betalinger. Hvis du ikke vet din banks IBAN-nummer eller SWIFT-adresse, må du ta kontakt med din bank.

Det koster ikke noe ekstra å sende fakturaer til utlandet.

Hvis en regning du har sendt ikke er betalt innen forfallsdato har du to valg, du kan sende en purring eller du kan sende et inkassovarsel. Begge deler kan gjøres i SendRegning, fremgangsmåten finner du på vår brukerstøtte side.

Det er relativt vanlig å sende en purring først, men det er fult mulig å sende et inkassovarsel så snart du har fått påminnelsen fra SendRegning om at regningen har forfalt. Merk at det ikke er anledning til å kreve purregebyr med mindre du venter til 14 dager etter forfall og at det ikke er anledning til å sende flere purringer etter at du har sendt et inkassovarsel.

Dersom kunden din fortsatt ikke har betalt regningen når inkassovarselet har forfalt blir det neste steget, naturlig nok, å kontakte et inkassobyrå. SendRegning formidler pr. idag ikke inkassotjenester så det er ingen inkassobyrå som er spesielt velegnet med tanke på integrasjon mot SendRegning. Uansett hvilket inkassobyrå du velger å bruke vil du ha fordelen av at alle regningene er tilgjengelige fra SendRegning og at alle krav til utforming av regningene er møtt.

Hvis du lurer på hvordan du skal finne et inkassobyrå kan du søke på gulesider.no. Vi kan også si at SendRegning benytter Galant Inkasso for sine egne inkassosaker og har vært fornøyd med deres tjeneste.

De første 50.000 i løpet av en 12-måneders periode er utenfor avgiftsområdet. Man får ikke fradrag for inngående MVA før man er registrert - ergo skal man heller ikke fakturere (kreve inn) MVA før man er registrert. Det skal altså ikke etterfaktureres MVA for de første 50.000,- like lite som man ikke får fradrag for MVA for de første 50.000,-

Dette er lovfestet i Merverdiloven: http://www.lovdata.no/all/hl-19690619-066.html#28

Hvis du tror at du kommer til å passere 50.000 i løpet av 12 måneder, kan du registrere deg med en gang.

Du har ikke lov å kreve inn MVA før du er registrert.

Hvis du har sendt fakturaer hvor du enten passerer eller har passert grensen på 50.000:

1. Registrer deg som MVA pliktig snarest mulig.
2. Send kreditnota på beløpet som det skulle vært beregnet MVA for.
3. Send ny faktura på samme beløp men beregn nå MVA iht. gjeldende satser
4. Fakturamottaker betaler nå bare inn forskjellen (MVA'en) til deg.
5. Ved registrering av betaling for den nye fakturaen (den med MVA) registrer kun MVA beløpet, ikke hele beløpet på fakturaen.

For å unngå at det legges til MVA på regningene dine velger du bare 0% i MVA kolonnen for hver fakturalinje. Nederst på regningen vil det stå "Total (inkl. MVA)" men hvis du har satt MVA til 0% på alle fakturalinjene er det ingen moms. Når du faktisk sender ut regningen vil det ikke stå inkl. mva foran sumen. På selve regningen er det tre linjer for å vise sumen og mva, de ligger rett over girodelen på høyre side. Hvis du setter opp 0% mva vil det se slik ut:

	MVA grunnlag 0%: 420,00
	MVA
	Sum: 420,00

Selve regningen ser lik ut enten den sendes som vedlegg i en e-post eller på papir. Du kan se et eksempel av den her. Du kan få din egen logo øverst i venstre hjørne på regningen, hvis du ønsker dette laster du opp logoen som en bildefil i Regningsopsett (linken til Regningsopsett finnes i toppmenyen til høyre). Merk at logoen maksimalt kan være 100*100 pixler og at den vil være i gråtoner hvis regningen blir sendt med vanlig post. Det er selvfølgelig noen forskjeller mellom e-post og vanlig post:

Papirregninger:

Disse blir sendt i hvite A5 vindu konvolutter uten noen logo.

E-postregninger:

E-posten kunden din mottar har www.SendRegning.no logoen øverst og det står: "Regningen er produsert hos www.SendRegning.no" nederst. Selve regningen kommer som et .pdf vedlegg.

Det legges ikke til noe fakturagebyr automatisk. Hvis du ønsker å ta betalt for å dekke dine faktureringskostnader kan du legge til ett fakturagebyr som ett av produktene dine sånn at du raskt og enkelt kan legge det til hver gang du sender en regning.

Det som uansett er vanlig er at prisen du har satt på dine varer/tjenester, dekker dine kostnader for å drive et selskap, samt generere et overskudd.

Prisen du har satt på dine tjenester/varer, burde da dekke opp f.eks dine faktureringsutgifter. Hvis du tenker på fakturagebyr som kunden må betale, for å dekke dine faktureringskostnader, er dette noe som må avtales med dine kunder ved salg av dine varer/tjenester.

Kunden kan faktisk utelate å betale fakturagebyr, hvis dette ikke er avtalt på forhånd.

Hvis du har sendt en faktura med vanlig post som du ikke vil ha sendt til din kunde er det, noen ganger, mulig å få stoppet den hvis du sender en e-post til hjelp@sendregning.no før klokken 15:00 dagen regningen skulle bli sendt ut. Merk at dette ikke alltid er mulig og at regninger som blir sendt på e-post aldri kan stoppes.

Du kan sende samme regningen en gang til, fordi regningen du sendte på e-post og den du skal sende på papir har samme fakturanummer teller de bare som én regning. For å gjøre dette må du finne fram regningen du ønsker å sende på papir, trykk på knappen hvor det står "Send på nytt", velg "Send regningen via vanlig post" og fjern markeingen ved "Send regningen via e-post".

Loven om purregebyr/renter

Når kan jeg legge til purregebyr?

Purregebyr kan legges til hvis følgende kriterier er oppfylt:

• Opprinnelig regning må inneholde opplysninger om at det vil bli tillagt purregebyr ved purring, beløpets størrelse må oppgis.
• En purring med purregebyr må inneholde de samme opplysningene som den opprinnelige regningen.
• Det må ha gått minst 14 dager etter forfall, for opprinnelig regning eller siste utstedte purring, før purring med purregebyr kan utstedes.
• En purring med purregebyr må ha minimum 14 dagers forfall.

Man kan kreve purregebyr på inntil to purringer. Maks 60,- pr. purring, 1/10 av en inkassosats.
En purring skal sendes på papir, detaljene er beskrevet i et annet svar.

Når kan jeg legge til renter?

Renter kan legges til hvis følgende kriterier er oppfylt:

• Opprinnelig regning må inneholde opplysninger om at det vil bli tillagt renter ved for sen betaling, rentesatsen må oppgis.
• En rentenota må inneholde de samme opplysningene som den opprinnelige regningen.
• En rentenota må ha minimum 14 dagers forfall.

Renter beregnes fra forfallsdato for opprinnelig regning til forfallsdato for rentenotaen.
Rentesatsen er fastsatt i egen lov (Forsinkelsesrenteloven), fra 1. juli 2009 er rentesatsen fastsatt til maks 8,25% pr. år.

Når kan jeg sende inkassovarsel?

• Et inkassovarsel kan sendes etter at opprinnelig regning har forfalt, merk at du ikke kan sende flere purringer etter at et inkassovarsel er sendt.

Et inkassovarsel skal sendes på papir.
Et inkassovarsel skal ha minimum 14 dagers forfall.
Et inkassovarsel kan inneholde purregebyr/renter, men da må kriteriene for dette være oppfylt.

Per i dag er dette ikke mulig, vi har registrert at noen av våre kunder ønsker dette men denne forandringen har fått relativt lav prioritet

De vanligste grunnene til dette er:

1. Kunden har glemt å skrive inn alle nullene i KID nummeret, de må med alle sammen.
2. Kunden har prøvd å skrive inn noe i betalingsinformasjons-feltet også, dette kan skape problemer
3. Det er ett problem i bankens system, for eksempel en fil som er litt utdatert

Hvis ingen av disse punktene hjelper kan du senden en e-post til hjelp@sendregning.no .

Dessverre er dette ikke mulig. Dette skyldes at man må benytte bankenes system for å sende ut eFakturaer og oppstartskostnaden for dette systemet er såpass høy (omtrent 20 000) at dette ikke har vært aktuelt for noen av våre kunder. Det er også verdt å nevne at eFaktura bare kan brukes for å sende regninger til privatpersoner.

Dersom kunden ønsker å betale kontant kan man sende ut en faktura der man skriver: "Betaling mottatt kontant" eller en lignende tekst i kommentarfeltet. Dersom kunden ønsker å få en fysisk kopi av fakturaen med en gang er det mulig å sende fakturaen til deg selv på e-post, for så å skrive den ut og gi den til kunden. For å holde oversikten din oppdatert må du fortsatt merke regningen som betalt, dette fungerer på akkurat samme måte som om du hadde mottatt betalingen direkte til din bankkonto.

Dessverre er dette ikke mulig, men hvis kunden din ikke betaler innen forfallsdatoen er det eneste som skjer at du blir minnet på å ta kontakt med kunden. Det blir ikke sendt ut purring automatisk.

Dette avhenger av hvordan du velger å sende regningen:

På papir:

Vi pakker og postlegger regningene hver ukedag kl. 15:30. Det vil si at alle regninger som er sendt før kl. 15:30 vil komme med på dagens sending. Merk at hvis du sender en regning fredag kl. 16:10 vil ikke denne bli postlagt før mandag kl. 15:30. Det vil heller ikke bli postlagt regninger på helligdager.

På e-post:

Denne vil bli sendt til mottakeren med en gang.

Regningskopien vil bli sendt til valgte e-postadresse med en gang.

Når du sender ut en regning kan du velge å få tilsendt en kopi, bare skriv inn din (eller din regnskapsførers) e-post adresse i feltet "Send en kopi av regningen ...".

Det finnes ingen måte å forandre dette selv, vi har valgt å gjøre det på denne måten fordi denne teksten må stå på en regning hvis det skal være anledning til å kreve inn purregebyr eller renter senere. Hvis du absolutt vil ha denne teksten fjernet kan du sende en e-post til hjelp@sendregning.no Merk at hvis vi fjerner teksten vil dette gjelde alle dine regninger.

Per i dag har vi dessverre ikke støtte for dette. Dette er heller ikke noe vi vil støtte i fremtiden fordi adressen skal kunne leses av Postens maskiner.

En purring må skrives ut og sendes til mottakeren med papirpost. Vi har spurt regnskapsførere, revisorer og jurister om reglene rundt utsendelse av purringer. Alle bekrefter at normal praksis er å sende purringer på papir og at det er tvilsomt om det er tillat med elektroniske purringer.

Forbrukerrådet har også uttalt seg om elektroniske purringer:
"Forbrukerrådet er i tvil om det er ønskelig at påkrav kan sendes elektronisk, selv om skyldneren uttrykkelig har godtatt dette."

Det er flere lover og forskrifter som regulerer utsendelse av purringer avhengig av nøyaktig type purring du skal sende:

Inkassovarsel
For inkassovarsel er Inkassolovens §9 utvetydig. Inkassovarsel sendes som: "skriftlig varsel på papir".

Purregebyr
Purregebyr omtales i Inkassolovens §19 a)  og Inkassoforskriftens §1-2. For å kreve purregebyr kreves det at det er "sendt skriftlig purring"

Renter
Retten til til å kreve renter er definerte i "Lov om renter ved forsinket betaling m.m.". I lovens §2 står det at "Påkrav kan sendes ved bruk av elektronisk kommunikasjon dersom skyldneren uttrykkelig har godtatt dette." Med andre ord må man sende krav om renter på papir med mindre kunden eksplisitt har godtatt noe annet.

Basert på det som står i det som står i lovverket og en klar anbefaling fra de ekspertene vi har spurt mener vi at alle purringer burde sendes på papir. Derfor støtter SendRegning.no bare utsendelse av purringer på papir.

Hvis du ønsker  å sende en påminnelse til kunden din på e-post kan du bruke "Send på nytt" funksjonen, men da vil du ikke kunne kreve renter eller purregebyr.

Hvis tjenesten eller produktet er forbrukt i Norge skal det beregnes MVA uansett hvor fakturaen sendes. Hvis tjenesten eller produktet er forbrukt utenfor Norge, skal det ikke angis MVA.

Eksempel:

• Du har gjort en jobb i Norge og skal sende faktura til kundens kontor i Sverige. MVA skal angis!
• Du har gjort en jobb i Danmark og skal sende faktura til kunden i Danmark. MVA skal ikke angis

Blankettnummeret er forhåndstrykket på giroblanketten. Siden blanketnummeret er en del av giroblanketten vil det ikke være med hvis du skriver ut regningen på et vanlig ark. Når du fyller ut en regning viser vi et eksempel på hvordan den kommer til å se ut når vi skriver den ut på en giroblankett, derfor ser du blankettnummeret mens du fyller ut regningen.

Blankettnummeret brukes av BBS (Bankenes BetalingsSentral) for å avgjøre hvordan blanketten ser ut. Det stilles strenge krav til plassering av feltene på girodelen, i den hensikt å sikre at innskanningen av blankettene skal gå feilfritt. Det er dessverre ikke tillatt å trykke sine egne giroblanketter, de må kjøpes fra en av grossistene som har avtale med BBS. Det betyr også at det ikke er lov å skrive et blankettnummer på et ark som ikke er en godkjent giroblankett.

Konsekvensen av dette er at hvis du skriver ut en regning som du har fått på e-post kan ikke giroen brukes. For de fleste vil ikke det være noe problem, regningen er fortsatt gyldig og kan betales via nettbank på vanlig måte. Det at giroen ikke er gyldig blir bare et problem hvis man prøver å betale over skranke i banken eller med brevgiro. Hvis du velger å sende en regning via vanlig post på SendRenging.no sender vi alltid regningen på en gyldig giroblankett sånn at giroen kan benyttes.

Ja, dersom du fyller ut et organisasjonsnummer når du registrer deg (eller legger til et i ettertid) vil dette komme med på regningene som blir sendt ut.

Dette er dessverre ikke mulig pr. dags dato, men vi har registrert dette ønsket i vår feilhåndteringsdatabase.

SendRegning sender ikke purringer automatisk, du har selv full kontroll over når purringer sendes ut.

Fremgangsmåten for å sende purringer finner du på vår brukerstøtte side.

Forfallsdato settes til minst 14 dager etter den dato som varslet (purringen) sendes. Dette gjøres for å tilfredsstille kravene som stilles i den såkallte inkassoforskriften. Det er ikke lov å kreve Gebyrmessig erstatning for varsler (purregebyr) hvis varslet sendes før det har gått 14 dager etter opprinnelig betalingsfrist. Du kan imidlertid kreve renter fra første dag etter opprinnelig betalingsfrist.

Du kan godt gi skyldner en lenger frist. Systemet gir deg anledning til å sette fristen til 14 dager, 3 uker eller 1 måned.

Se også dette svaret

SendRegning støtter dessverre bare innbetalinger av norske kroner til norske bankkontonummer.

For regninger sendt på e-post:

"Fra" feltet i e-posten fylles ut med informasjon fra din brukerprofil, for eksempel kunne det se ut som e-posten er fra Ola Normann (ola.normann@norge.no).

For regninger sendt med vanlig post:

Din adresse står som avsender på selve fakturaen. Vi bruker vinduskonvulutter med en avrivningsdel så adressen din vises ikke på konvolutten med mindre den ikke kan leveres til mottakeren. Hvis det skjer river postmannen vekk den delen av konvolutten som skjuler din adresse og du vil få regningen i retur.

Ja dette er mulig. Hvis du bare vil sende den samme fakturaen igjen må du finne fram fakturaen du allerede har sendt, over selve regningen er det en rad med knapper, trykk på "Send på nytt" knappen. Merk at hvis det har gått 14 dager etter forfall kan du også velge å sende en purring på regningen, da trykker du på "Send purring" knappen istedet. Husk at du må krysse av for om du vil legge til purregebyr og/eller renter.

Dessverre er dette ikke mulig, vi anbefaler at du sender en kopi til deg selv og videresender denne til alle som skal ha en kopi.

Hvis en regning ikke har kommet fram, ble sendt til feil e-postadresse eller du har lyst til å sende den på nytt av andre grunner gjør du følgende

1. Finn fram regningen enten ved å trykke på fakturanummeret i oversikten eller ved å skrive inn fakturanummeret i boksen oppe til høyre på SendRegning.no siden og trykke "Gå"
   
2. Trykk på "Send på nytt" knappen

Du har nå tre valg:

1. Du kan sende regningen på nytt på samme måte som originalen. For å gjøre dette trykker du bare på "Send regningen" knappen.
2. Du kan sende regningen til en annen e-postadresse. For å gjøre dette skriver du inn den nye adressen før du trykker på "Send regningen" knappen.
3. Du kan sende regningen med vanlig post i stedet for e-post. For å gjøre dette krysser du av for vanlig post og fjerner avkryssningen på e-post før du trykker på "Send regningen" knappen.

Hvis du får høre fra en kunde at de ikke har fått regningene dine er det mange forskjellige mulige årsaker avhengig av hvordan du har sendt regningen.

Regninger som er sendt på e-post:

Hvis regningen ikke kan leveres til kundens e-post system vil du få beskjed om dette. Etter kundens e-post system har fått meldingen har vi ingen kontroll på hva som skjer med den. Regningen kan, for eksempel, ende opp i ett spam filter eller antivirus program som har for aggrerssive innstilenger. Dette må du ta opp med kunden din, be dem sjekke innstillinger som kan hindre at de mottar e-postene dine.

Regninger som er sendt med vanlig post:

Hvis du har valgt å sende en regning med vanlig post har vi skrevet den ut, pakket, frankert, og postlagt den. Da kan det være to ting som har skjedd:

1. Det er ett problem med adressen eller kundens postkasse er ikke merket ordentlig:
   Postmannen vil da rive av en del av konvolutten og sende den tilbake til avsender (din adresse som du er registrert med hos oss), merk at dette kan ta ett par uker.
2. Mottaker har mottatt regningen, men sier at han ikke har mottatt den. Dessverre skjer dette fra tid til annen.

Dersom du har sendt en purring for en faktura vil det fortsatt være mulig å få fremvist den originale fakturaen, det er også mulig å sende ut en kopi av den originale fakturaen. Dette gjøres på følgende måte:

1. Finn fram regningen det gjelder, enten ved hjelp av oversikten eller ved å skrive inn fakturanummeret i boksen oppe til høyre og trykke "Gå".
2. Du vil nå få et bilde av regningen slik den så ut sist den ble sendt.
3. Dersom det er sendt ut purring(er) for regningen vil du finne lenker til de forskjellige versjonene på venstre side rett over selve bildet av regningen.
4. Trykk på lenken der det står "Opprinnelig"
5. Du vil nå få se den originale fakturaen. Dersom du trykker på "Send på nytt" knappen vil det bli sendt ut en kopi av den versjonen av regningen som vises på bildet.

Det kan være mange grunner til dette.

E-post programmet nekter å akseptere vedlegg.

Mottaker må forandre innstillingene i e-post programmet sitt så det tillater vedlegg. Dette problemet oppstår oftest med Outlook Express og det finnes en forklaring på hvordan man løser det på online.no

Mottaker har ikke installert Acrobat Reader:

I e-posten er det en link for å laste ned Acrobat Reader, be mottaker om å følge linken og installere programmet. Vedkommende kan også laste ned Acrobat Reader her.

Brannmuren eller antivirus programmet er litt for aggressivt:

Brannmuren eller antivirus programmet har fjernet pdf filene fra e-posten. For å få sett regningene må mottaker forandre innstilingene på antivirus programmet/brannmuren sånn at de tillater PDF vedlegg og ikke merker e-post fra www.SendRegning.no som spam.

Ønsker din kunde kun å motta regninger fra deg på e-post, kan du selv angi foretrukket forsendelsesmåte på kundekortet i kundelisten.

Neste gang du sender en regning til vedkommende, vil systemet foreslå ditt valg som foretrukket forsendelsesmåte (du vil fortsatt ha mulighet til å overstyre ditt valg).

Per dags dato er det kun mulig å sette dette per kunde, ikke per utsteder.

Vi har dessverre ingen støtte for vedlegg til enkeltregninger. Det finnes to muligheter for å komme rundt dette:

• Du kan sende faktura og vedlegg separat, så lenge man skriver at vedlegg følger separat på fakturaen og hvilken faktura vedlegget gjelder på vedlegget skulle dette fungere bra.
• Du kan sende regningen til deg selv på e-post (bare fyll inn din egen e-postadresse i stedet for kundens) og så sende den videre til mottakeren sammen med vedlegget. Merk at dersom du skriver ut regningen og sender den videre i posten vil det ikke være mulig for mottakeren å bruke giroen. Mottakeren kan betale som vanlig med nettbank men selve giroen er ikke maskinlesbar fordi den ikke vil være skrevet ut på riktig type forhåndstrykt giroblankett.
  

Hvis du lurer på hvorfor vi ikke har støtte for vedlegg, som i utgangspunktet virker ganske enkelt, er svaret at det er mer komplekst å støtte på en god måte en man kanskje skulle tro. Hovedelementene er:

• Man må hindre at vedleggenne inneholder virus. Dette er veldig vanskelig å garantere, et antivirus program vil fange opp de fleste virus, men det er ingen garanti.
• Den potensielle størrelsen av alle vedleggene ville gjøre det nødvendig å oppgradere vår nettilgang og infrastruktur for sikkerhetskopiering.

Kreditnotaer skal ikke føres med negative tall. Dvs. at summen av en enhver regning, uansett om det er en vanlig regning eller en kreditnota, skal være støre enn 0,-

Mer informasjon om kreditnotaer finner du i vår bruksanvisning for utsendelse av kreditnotaer.

Hvis du bare har fått inn en del av beløpet og registrert dette vil regningen bli liggende i "beslutning kreves" kategorien. Hvis du ikke ønsker å purre det gjenværende beløpet så skal man sende avgårde en kreditnota (fremgangsmåten for kreditnota finner du her). Når beløpene stemmer vil regningen bli flyttet til "betalt".

Hvis du skriver inn informasjonen om kunden mens du skriver den første regningen til dem må du selv gi dem ett kundenummer. Hvis du går til Kundelisten og velger "Registrer ny kunde" vil det neste tilgjengelige kundenummeret bli foreslått automatisk, merk at du fortsatt kan skrive inn ett annet nummer hvis du ønsker det.

Nei, dessverre er dette ikke mulig. Du må legge inn prisene eksl. mva og la systemet regne ut mva basert på satsen du oppgir. Merk at hvis du har priser inkl. mva og skal regne ut prisen eksl. mva må du dele prisen med 1,"momssatsen". For eksempel hvis du har ett produkt som koster 100 kroner inkl. 13% mva blir eksl. mva prisen 100/1.13 = 88,50.

Ja, dette kan gjøres ved hjelp av vår husleiefunksjon. Hvis du, for eksempel, vil sende ut en regning den 6. juni 2006 gjør du følgende:

1. Trykk på Husleiefanen (oppe til venstre) -> Nytt leieforhold
2. Skriv inn ett navn for regningen og trykk "Opprett leieforhold"
3. Skriv 06.06.06 i "Første utsendelsesdato" og 07.06.06 i "Siste utsendelsesdato"
4. Velg "2 uker etter utsendelse" som forfallsdato
5. Velg om regningen skal sendes som papirpost eller e-post og om det skal sendes en kopi
6. Fyll inn regningen som vanlig
7. Trykk "Lagre som utsendelsessklar"

Regningen ligger nå og venter, den vil bli sendt på den 6. juni men den vil ikke bli sendt flere ganger fordi slutt datoen er tidligere enn datoen regningen for neste periode ville blitt sendt ut.

Det finnes to måter å definere ett produkt på:

1. I menyen på din venstre side trykker du på Prisliste. Da kommer du til en side hvor du kan definere nye proukter ved å trykke på knappen "Opprett nytt produkt".
2. Du kan skrive inn ønskede verdier i regningen du jobber med akkurat nå, når du trykker på "Lagre, skriv ut og send" vil dette produktet bli lagret for bruk i fremtidige regninger. Merk at du må skrive inn ett produktnummer for at produktet skal bli lagret automatisk og at produktet ikke vil bli lagret automatisk hvis du lagrer regningen som en kladd. Hvis du sender ut en regning for ett produkt som allerede finnes i listen og gjør noen endringer vil disse endringene ikke bli lagret.

Ja, systemet foreslår automatisk at det sendes en kopi til deg selv (hvis du ikke har skrevet en annen adresse i Regningsopsettet) men hvis du ikke ønsker å få en kopi fjerner du bare adressen fra "Send kopi av regningen" feltet

Ja dette er mulig, den beste måten å gjøre dette på er å skrive regningen som vanlig men velge å bare sende regningen på e-post og erstatte mottakerens e-postadresse med din egen.

Det er mulig å bruke noen av fakturalinjene til dette, det er bare å la feltene for antall, produktnummer og enhetspris stå tomme, så kan du skrive den teksten du vil.

Ja, SendRegning.no har et system som kan sende samme regningen til hele, eller deler, av kundelisten din. Det finnes imidlertid ingen mulighet til å få tilgang til systemet via vår nettside. Dersom du skal sende mange likelydende regninger ber vi deg om å ta kontakt med support pr. e-post.

Utsendelse av likelydende regninger fungerer på følgende måte:

1. Du lager en regning til en tilfeldig valgt mottaker og skriver alt som skal stå på regningene (hva regningen gjelder, fakturadato, fakturalinjer, osv)
2. Du bestemmer hvem som skal motta regningene. Her er det mulighet til å sende til alle kundene dine, alle kundene som har kundenummer innenfor en bestemt nummerserie, eller til alle som har en bestemt kategori
3. Det er mulig å sende forskjellige regninger til forskjellige kundegrupper, dersom du ønsker dette er det bare å gjenta steg 1 og 2.
   
4. Bestem om regningene skal sendes pr. e-post eller vanlig post. Dersom du velger e-post vil regninger som sendes til kunder uten e-post adresse fortsatt sendes pr. e-post.
5. Ta kontakt med support og informer oss om det du har bestemt i de overstående stegene og når regningene skal sendes ut (vi setter pris på å få et par dagers varsel hvis du skal sende mer enn et par hundre regninger

Dessverre er det ikke mulig å sende en faktura uten en sum i girodelen. Et mulig alternativ er å skrive "DENNE REGNINGEN ER ALLEREDE BETALT KONTANT" i feltet over selve fakturalinjene.

Det første steget er å finne fram kladden. Dette gjøres ved å finne riktig regning i oversikten, under "Halvferdige regninger" kategorien. Dette kan være litt vanskelig fordi halvferdige regninger ikke har fakturanummer, du må finne riktig regning basert på hvem den er til og hva sumen er. For å komme inn på selve regningen trykker du på lenken "--" som du finner i Fakturanr kolonnen. Når du først har funnet fram regningen er det bare å trykke på "Slett regning" knappen, som du finner som andre fra høyre under selve regningen.

Ja, denne funksjonen har vi valgt å kalle "Husleie", for å bruke den velger du bare Husleie-fanen etter at du har logget på SendRegning.no.

Hvis det ikke er nok fakturalinjer er det mulig å få lagt til flere ved å trykke på "Ny linje" knappen som du finner på høyre side rett under den grå boksen rundt fakturalinjene. Du kan maksimalt ha 18 fakturalinjer.

Problemet er antagelig at du bruker Internet Explorer og har økt/minsket skriftstørrelsen. Hvis du reduserer/øker skrift størrelsen til medium burde alt fungere riktig. Dette gjør du med de følgende meny valgene:

	Norsk programvare	Engelsk programvare
1	Vis	View
2	Tekststørrelse	Text Size
3	Mellomstor	Medium

Hvis du derimot bruker Firefox kan du trykke Ctrl+0 (Hold nede Ctrl-tasten og trykk på null).

Dette er en funksjon vi jobber med å få lagt til, men vi er usikre på når dette vil skje. I mellomtiden har vi mulighet til å gjøre dette fra vår side hvis du har den nødvendige informasjonen i en Excel-fil (eller lignende) og det er en stor utsendelse. Du kan sende en e-post til hjelp@sendregning.no hvis du vil ha mer informasjon om denne muligheten.

Når du åpner en kladd vil forfallsdatoen automatisk oppdatere seg. Hvis du ønsker en annen forfallsdato enn det du har satt opp i ditt Regningsopsett må du derfor skrive inn forfallsdatoen rett før du sender regningen.

Gå til oversikt, Halveferdige regninger, trykk på i "--" fakturanummer kolonnen.

Vi sender regning på e-post den 1. i hver måned for kostnadene som har påløpt fra måneden før med forfall den 8.

Regningen blir sendt til den e-postadressen du er registrert med, så dette må være en e-postadresse du faktisk bruker. Hvis du ønsker å få regningene tilsendt på vanlig post kan du sende en e-post hvor du sier at du ønsker dette til hjelp@sendregning.no.

Hvis regningen står som ubetalt 14 dager etter forfall, purrer SendRegning automatisk. I følge norsk lov må en purring sendes på papir, så denne purringen vil bli sendt til registrert adresse. Hvis SendRegning får purringen i retur, vil din konto automatisk bli stengt.

Administrasjonsgebyr

Det påløper et administrasjonsgebyr på 35 kr per. måned hvor du faktisk bruker SendRegning. Dette er bare et gebyr. Antall regninger du utsteder i løpet av måneden vil ikke påvirke gebyret på noen måte.

Denne avgiften dekker inn våre kostnader med å fakturere deg etterskuddsvis hver måned for bruk av våre tjenester, bemannet kundestøtte samt sikkerhetskopiering i 10 år (i tilfelle du får bokettersyn). Du kan derfor når som helst logge deg inn på kontoen og laste ned kopier i fall du skulle trenge det til regnskapet. Dette er kostnadsfritt.

Månedlig fakturering

Årsaken til at vi fakturerer månedlig er fordi § 5-2-2 i Bokføringsforskriftene sier følgende:

§ 5-2-2. Tidspunkt for utstedelse av salgsdokumentasjon

Salgsdokumentasjon skal utstedes snarest mulig og senest en måned etter levering, med mindre annet er bestemt i denne forskrift. Bokføringspliktige som leverer årsoppgave eller årsterminoppgave etter merverdiavgiftsloven § 31 eller § 31a, kan likevel ikke utstede salgsdokumentasjon senere enn det kalenderår levering finner sted.

A-konto betaling

SendRegning tilbyr dessverre ikke AvtaleGiro, men vi har et a-konto system som kan benyttes dersom du ikke ønsker å måtte betale regningene hver måned. Mer informasjon om a-konto systemet finner du på vår brukerstøtte side.

Vi er kun budbringeren av regningen, hvis det er noe som ikke stemmer må du kontakte avsenderen. Forbrukerrådet har en veldig nyttig nettside om gjeldene regler for kjøp og salg av varer og tjenester. Blant annet har de et klagebrev du kan bruke hvis du mottar en regning for varer du ikke har bestilt eller mottatt. Alt du trenger å gjøre er å fylle inn de relevante detaljene og sende det til adressen som står på regningen.

Når det er sagt står det følgende i vår sluttbrukeravtale:

§8 Ved misbruk som for eksempel utstedelse av regninger i strid med gjeldende lover og regler kan SendRegning.no stenge kontoen umiddelbart.

Hvis en av våre kunder sender ut useriøse regninger vil vi gjerne vite det (send for eksempel en e-post til hjelp@sendregning.no ), men da det er vanskelig for oss å avgjøre om ett krav er gyldig eller ikke kan vi ikke ta stilling til enkeltsaker.

Pr. dags dato er dette dessverre ikke mulig.

I utganspunktet må mottakeren ha en adresse selv om regningen bare lagres som en kladd. Det er mulig å komme rundt dette ved å oprette kunden og skrive "Ukjent adresse" inntil du finner ut deres virkelige adresse, men da er det veldig viktig å huske at du må oppdatere dette før du faktisk sender regningen.

Det kan være mange grunner til dette.

E-post programmet nekter å akseptere vedlegg:

Du må forandre innstillingene i e-post programmet ditt så det tillater vedlegg. Dette problemet oppstår oftest med Outlook Express og det finnes en forklaring på hvordan man løser det på online.no

Du har ikke installert Acrobat Reader:

I e-posten er det en link for å laste ned Acrobat Reader, følg linken og installer programmet. Du kan også laste ned Acrobat Reader her.

Brannmuren din eller antivirus programmet ditt er litt for aggressiv

Brannmuren eller antivirus programmet har fjernet pdf filene fra e-posten. For å få sett regningene dine må du forandre innstilingene på antivirus programmet/brannmuren sånn at de er litt mindre aggressive.