Har du sendt en regning som inneholder feil, eller som ikke er kommet frem til mottager?
Sendt feilaktig regning
Hvis du har fakturert for mye eller gjort en feil på en faktura som gjør at kunden ikke aksepterer den, må du sende en kreditnota for den feilaktige fakturaen. Ved å sende en kreditnota på det samme beløpet som fakturaen, oppheves fakturaen. Du kan også bruke en kreditnota til å redusere beløpet på en faktura du har sendt. Beløpet på kreditnotaen trekkes fra beløpet på fakturaen når den skal betales.
Fremgangsmåten for å sende en kreditnota i SendRegning finner du her.
Merk at en regning som det er sendt kreditnota for, blir liggende i kategorien "Betalt" i betalingsoversikten. Dette skyldes at "Betalt"-kategorien er en liste over oppgjorte poster i regnskapet, og en kreditert faktura regnes som en oppgjort post.
For å se hvor mye du faktisk har fått betalt må du trekke beløpet i "Makulert/slettet (kreditnota)"-kategorien fra beløpet i "Betalt"-kategorien.
Regning ikke kommet frem
Dersom en kunde ikke har mottatt regningene du har sendt, kan det ha ulike årsaker, avhengig av hvordan regningene ble sendt:
Regninger sendt som e-post:
Hvis regningen ikke kan leveres til kundens e-postsystem, vil du få beskjed om dette. Om e-postsystemet har mottatt regningen, men kunden fortsatt ikke har fått den, kan den ha havnet i søppelpostkassen. Mange e-postsystemer har aggressive spamfiltre eller antivirus-programmer som stanser mer enn bare søppelpost. Be kunden sjekke søppeløpostkassen sin, og eventuelt endre innstillingene.
Regninger som er sendt med vanlig post:
Hvis du har sendt en regning med vanlig post, har vi skrevet den ut, pakket, frankert og postlagt den. Da kan to ting ha skjedd:
- Det er noe galt med adressen, eller kundens postkasse er ikke merket ordentlig. Postbudet vil da rive av en del av konvolutten og sende den tilbake til avsender (din adresse som du er registrert med hos oss). Dette kan ta et par uker.
- Mottager har mottatt regningen, men sier at den ikke er mottatt. Dessverre skjer dette fra tid til annen.
Merk at en faktura er gyldig i det den sendes, det er ikke noe krav at den skal være mottatt. Så lenge avsender kan dokumentere å ha sendt fakturaen på en betryggende måte, til adressen mottager har oppgitt, er det mottager som bærer risikoen av at fakturaen ikke kommer frem.
Sendt regning til feil adresse
Slik sender du en regning på nytt:
- Finn frem regningen, enten ved å lete etter den i oversikten eller ved å skrive inn regningsnummeret i boksen "Regningsnummer" oppe til høyre og klikke "Gå".
- Trykk på "Send på nytt"-knappen, som er en av de blå knappene over selve regningen.
- Velg hvordan regningen skal sendes. Dersom du velger å sende på e-post, kan du sende til en ny e-postadresse. Dersom du velger papir, kan du sende til en ny postadresse. Merk at det ikke er tillat å endre mottagers navn, bare adressen. Hvis du har sendt fakturaen i feil navn må den krediteres og du må sende en ny.
- Send regningen på vanlig måte.